13.Jenis Hubungan Telepon Hubungan telepon,
 ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga):
     1) Hubungan antar bagian (intern), yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor.
    2) Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah tertentu, yakni dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.
    3) Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antar kota atau antar propinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. Misalnya, jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya, maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031, yaitu kode wilayah Surabaya. Setelah itu, baru diikuti nomor telepon yang dituju.
  4) Hubungan internasional (overseas call), yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. Setelah itu, menekan atau memutar kode Negara, kode wilayah, baru kemudian nomor telepon yang dituju.
    Dalam melakukan hubungan internasional, sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antar Negara, agar tidak menyalahi etiket bertelepon. Untuk melakukan hubungan di atas, penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional) untuk hubungan internasional.
* Peletakan Pesawat Telepon Ditinjau dari peletakannya,
           ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, yakni:
1) Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja.
2) Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding.
3) Telepon mobil, kapal, atau pesawat, yakni telepon yang diletakkan pada mobil, kapal atau pesawat. 4) Telepon mobil atau telepon genggam (Handphone), yakni telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya. Telepon ini belakangan ini mengalami kemajuan yang pesat, yang slogannya tidak ada orang tanpa memiliki-menggunakan HP-ini. Selain, HP ini dapat digunakan seperti hubungan telepon yang lazim (lokal, interlokal, dan internasional), HP ini memiliki fasilitas dapat digunakan SMS (sort message services).
   * Cara Kerja Telepon Ditinjau dari cara kerjanya, telepon dapat dikelompokkan dalam 2 (dua) jenis, yaitu:
  1) Hubungan Melalui Operator Bila melalui operator, penelepon memutar/menekan nomor operator sentral untuk minta hubungan perorangan. Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. Kalau sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara.
  2) Hubungan Langsung Hubungan langsung jarak jauh maksudnya penelepon menelpon sendiri tanpa operator, memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh kemudian langsung bicara.
3) Hubungan Langsung dengan SMS Hubungan langsung jarak jauh, bahkan melintas batas negara dengan menggunakan layanan pesan pendek, yang bisa secara tertulis atau melalui suara (voice). Layanan telepon jenis SMS ini banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat, sekaligus tertulis sehingga bisa langsung mengingatkan pesan tanpa harus dituliskan lagi pada buku catatan sekretaris.

12. Faktor-faktor Keberhasilan Komunikasi
                    Ternyata didalam proses komunikasi ada beberapa faktor yang harus kita ketahui, karena akan mempengaruhi berhasil atau tidaknya komunikasi itu berjalan. Faktor keahlian berkomunikasi antara lain:
a. Penguasaan pengetahuan teknis khusus sesuai dengan bidangnya
 b. Penguasaan asas-asas komunikasi
c. Adanya semangat kerja dan mental yang memenuhi syarat Dengan demikian, keberhasilan komunikasi sangat bergantung kepada kecapakan komunikator dalam menyampaikan buah pikiran atau ide, yaitu keterampilan berbicara, menulis dan mengarang, serta memberi isyarat.
        Demikian juga kecapakan komunikan dalam mendengarkan dan membaca serta memahami isyarat. Jika tujuan komunikasi tercapai, maka komunikasi itu dapat dikatakan berhasil. Hasil tujuan dipengaruhi oleh beberapa faktor:
 a. Faktor Keberhasilan Komunikasi dari Sudut komunikator
     1) Kecakapan komunikator, Seorang Komunikator itu harus dapat menguasai cara-cara menyampaikan buah pikiran, baik secara lisan maupun tertulis, cakap memilih symbol dan lambang yang tepat, cakap membangkitkan minat dan menarik perhatian pendengar/ pembaca, keterangan-keterangan yang disampaikan secara sistematis dan jelas sehingga mudah dipahami.
     2) Sikap Komunikator, Sikap Komunikator itu harus tegas agar dapat menanamkan kepercayaan pendengar/pembaca terhadap uraian-uraian yang disampaikan. Sikap tegas dan terbuka, simpatik dan rendah hati, akan menunjang komunikasi. Sikap ini bersumber pada hubungan kemanusian (human relation) yang baik
     3) Pengetahuan Komunikator, Dengan pengetahuan yang luas, komunikator akan lebih mudah menyampaikan ide
     4) Sistem Sosial, Dalam organisasi, komunikator akan dipengaruhi oleh kedudukannya. Dalam masyarakat, komunikasi harus menyesuaikan kepada sifat-sifat masyarakat tersebut
     5) Fisik dan indera Komunikator/Saluran komunikasi. Komunikasi lisan sangat dipengaruhi oleh suara yang mantap, ucapan yang jelas, dan gerak-geriknya yang baik yang dapat mendukung pembicaraan.
 b. Faktor Keberhasilan Komunikasi dari Sudut Komunikan
         1) Kecakapan Komunikan, Seorang Komunikan itu harus mempunyai kecakapan dalam mendengarkan, membaca, dan menanggapi pembicaraan.
         2) Sikap Komunikan, Komunikan perlu memiliki sikap simpatik, rendah hati, dan tegas
         3) Pengetahuan Komunikan, Komunikan yang memiliki pengetahuan yang luas akan lebih cepat memahami isi suatu pembicaraan dan mudah menafsirkan maksud dari komunikator
         4) Sistem Sosial, Komunikan harus memahami kedudukan komunikator serta menyesuaikan diri terhadap sistem sosialnya sehingga komunikasi akan berjalan lancar. Fisik dan indera Komunikan/saluran komunikasi, Komunikasi sangat dipengaruhi oleh fisik yang baik dari komunikan, seperti pendengaran, penglihatan dan indera lainnya.
. 3. Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi Ada beberapa faktor yang dapat menghambat dalam komunikasi. Mungkin diantara anda mempunyai pendapat kira-kira faktor apa yang menghambat didalam komunikasi itu? Hambatan ini biasanya bersifat psikis. Misalnya karena sudah tidak percaya atau mempunyai prasangka yang buruk terhadap orang lain akan timbul hambatan dalam komunikasi sehingga timbul kegagalan berkomunikasi dan komunikasi tidak dapat mencapai apa yang diharapkan.
Kegagalan komunikasi dapat disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu:
         a. Kecapakan yang kurang baik Kurang cakap berbicara, kurang cakap mendengarkan merupakan hambatan atau rintangan dalam komunikasi. Untuk mengatasi hal ini tidak ada jalan lain kecuali belajar dan berlatih.
         b. Sikap kurang tepat Sikap yang kurang tepat dapat merintangi komunikasi. Untuk dapat mengatasi hal ini perlu memperdalam hubungan kemanusian dan mempelajari etiket. Dalam sikap ini yang diperlukan adalah sikap simpatik, muka manis, tidak sombong rendah hati tetapi cukup tegas
         c. Pengetahuan kurang Pengetahuan ini dapat menyangkut komunikator atau receptor. Jika pengetahuan si pembicara atau penulis luas, maka dalam penyajiannya harus berusa menyesuaikan pembicaraannya dengan para pendengar/pembaca dan menggunakan contoh-contoh konkrit dan cerita-cerita yang dapat diambil hikmahnya.
         d. Kurang memahami sistem sosial Jika pembicara kurang memahami sistem sosial, maka pembicaraan tidak tepat. Demikian pula si pendengar jika kurang memahami si pembicara tidak akan biasa menangkap dengan cepat dan tepat isi pembicaraan.
         e. Prasangka (prejudice) yang tidak mendasar Bagi masyarakat yang kurang terpelajar akan mudah timbul prasangka yang tidak mendasar pada pikiran yang sehat. Kadang- kadang prasangka itu tidak benar dan bersifat negatif. Demi kelancaran komunikasi sifat-sifat seperti itu harus dihilangkan, sehingga tidak menimbulkan kecurigaan yang tidak beralasan.
        f. Kesalahan bahasa Sering terjadi penafsiran yang keliru disebabkan oleh karena perbedaan arti dari suatu istilah. Kesalahan semacam ini disebut kesalahan semantik.
       g. Jarak komunikator dan penerima Komunikasi dapat menjadi tidak lancer karena jarak antara komunikator dengan komunikan.
      h. Indera yang rusak Komunikasi menjadi tidak lancer karena indera yang rusak. Misalnya telinga atau mata yang sudah tidak sehat.
      i. Komunikasi yang berlebihan Kadang-kadang komunikasi tidak lancar terlalu banyak penjelasan sehingga mengaburkan isi atau maksud komunikasi yang sebenarnya.
      j. Komunikasi satu arah

11.Dari penjelasan diatas apakah anda bisa menyebutkan langkahlangkah proses komunikasi? Ada beberapa langkah-langkah proses komunikasi, diantaranya sebagai berikut:
 a. Pengirim yang menjadi sumber pesan.
 b. Ide/isi pernyataan yang akan dikomunikasikan itu dienkode, kemudian menjadi lambang dan tanda-tanda.
 c. Lambang disalurkan melalui suatu saluran.
 d. Penerima mengadakan decode terhadap lambang-lambang dengan memberi arti atau makna.
 e. Setiap komunikasi harus mempunyai tujuan.
 f. Jika pengirim dan penerima mempunyai tingkat pengalaman yang sama, akan lebih baik karena sama-sama mengerti maksud pengirim pesan.
g. Hasil komunikasi dapat dilihat dari reaksi umpan balik (feedback), untuk dapat melihat apakah pesan itu sudah dimengerti
     . Untuk mengetahui apakah proses komunikasi itu berhasil atau tidak, maka harus dilakukan penilaian setiap unsur dalam proses komunikasi bagaimana cara kerjanya? Coba perhatikan gambar tersebut. SIAPA

Contoh proses komunikasi yang sederhana;
           Indra adalah sebagai sumber dari proses komunikasi yang disebut komunikator. Indra ingin menyampaikan pesan dari ibu guru kepada Helma. Kemudian langkah selanjutnya, Indra menyusun pesan tersebut kedalam lambang atau perkataan yang dapat dimengerti.
 Proses ini disebut Enkoding, yaitu penyeleksi tanda/ide untuk mengantar pesan kepada Helma sebagai komunikan.
 Indra menyampaikan tanda-tanda itu melalui gelombang udara yang menjadi perantara. Bagian yang menerima,
 Helma mendengar tanda-tanda itu dan segera mengkode yaitu memberi arti tanda-tanda itu, untuk menjadi pikiran yang berarti. Setelah pesan yang diterima sudah dimengerti sesuai dengan keinginan yang dikehendaki Indra, kemudian disampaikan kembali oleh Helma kepada Indra yang disebut reaksi umpan bailk (feedback).

Hal- Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Korespondensi

1.      Pihak Pemberi Pesan

Pemahaman pada pihak pemberi pesan lebih diperhatikan pada bahasa tulis yang digunakan. Untuk diperlukan pemahaman mengenalbahasa tulis yang baik secara umum bahasa tulis yang baik yaitu:

·         Jelas

Pengertian jelas di sini adalah jelas mengenai maksud penulisan surat maupun jelas pada penulisannya, jika penulis menulis surat dengan tulisan tangan, maupun tata bahasa yang digunakan, untuk mencapai maksud ini seorang Penulis surat harus memikirkan topik permasalahan secara matang dan mengumpulkan data pendukung, bila permasalahan pada tulisan tanganya, maka seorang penulis harus mengupayakan bentuk tulisannya agar mudah dibaca, sementara agar tata bahasa yang digunakan tepat Peulis harus mempelajari kaidah Tata Bahasa Indonesia serta rajin membaca dan menulis sehingga kemampuannya semakin meningkat.

·         Singkat

Pengertian singkat di sini adalah langsung pada pokok permasalahan tanpa melupakan kaidah sopan-santun dalam menulis surat. Permasalah yang sering timbul pada diri kita sebagai Bangsa Timur adalah kaidah sopan-santun terlalu panjang dibandingkan dengan materi pembicaraan itu sendiri.

·         Menggunakan bahasa yang umum

Bahasa yang umum di sini berarti bahasa yang biasanya digunakan. Memang betul, bahasa yang digunakan dapat menunjukkna citra atau image si Pembuat surat, tetapi bila maksud yang di tuju tidak sampai proses komunikasi tidak berhasil seperti diharapkan. Sehingga sebelum menggunakan bahasa asing atau bahasa daerah, Penulis surat harus berpikir, umumkah bahasa tersebut digunakan dalam kehidupan sehari-hari terutama bagi pembaca? Hal ke dua yang harus diperhatikan adalah kebenaran dan istilah tersebut, karena jangan sampai usaha untuk meningkatkan citra justru berakibat sebaliknya sebagai penghancur citra karena kesalahan tulis atau istilah bahasa yang digunakan.

·         Menggunakan standar penulisan yang umum

Yang dimaksud dengan standar penulisan yang umum bukan berarti standar penulisan baku seperti dalam tata bahasa baku Bahasa Indonesia, tetapi dengan melihat obyek surat tersebut ditujukan. Bila surat tersebut ditujukan kepada sahabat, keluarga, atau rekan akrab di mana sudah dipahami kebiasaan, tingkah laku, budaya, dan sebagainya justru penggunaan bahasa baku iti akan mengurangi kadar keakraban. Bahasa baku tepat digunakan untuk komunikasi tertulis formal seperti surat dalam hubungan kerja, relasi pengajaran, dan sebagainya.

2.      Pihak yang Diberi Pesan (Communicant)

Pemahaman pada pihak penerima pesan sangat penting karena pihak itulah pesan akan disampaikan. Pemahaman pihakn ini dilakukan dengan melihat latar belakang sosial, pendidikan, budaya, kebiasaan, tingkat sosial dalam kelompoknya dan sebagainya. Diketahuinya latar belakang penerima pesan dapat digunakan sebagai pertimbangan penting untuk menentukan bahasa surat yang digunakan. Bahasa “tinggi” hanya akan menimbulkan kesia-siaan, jika tidak dipahami oleh penerima surat.

       

        EVALUASI PROSES KORESPONDENSI

Evaluasi dalam proses korespondensi adalah upaya untuk melihat efektivitas atau tercapai tidaknya komunikasi tersebut setelah dijalankan. Evaluasi perlu selalu dilakukan untuk melihat hasil dari kegiatan ynag telah kita kerjakan bukan hanya pada proses komunikasi, tetapi seharusnya untuk setiap kegiatan. Tujuan utama dari hal ini adalah sebagai sarana mawas diri agar kegiatan sam dilakukanpada masa yang akan datang lebih baik daripada yang telah  dilakukan sebelumnya.

Evaluasi proses korespondensi dilakukan dengan berbagai cara antara lain:

1.       Memikirkan kembali surat yang telah dikirimkan apakah telah sesuai dengan tujuan semula atu belum sesuai.

2.       Meminta umpan balik / feed back dan penerima pesan baik secara langsung, maupun tidak langsung. Hal paling mmudah untuk melakukan hal ini adalah dengan menilai balasan dari penerima surat. Bila tanggapan sesuai harapan, maka kegiatan korespondensi dapat disebut berhasil, sementara bila masih banyak ditanyakan substansi dari surat tersebut, menandakan ada hal yang belum tepat dan surat yang kita kirimkan. Identifikasi ketidak tepatan tersebut harus cepat dilakukan sebelum mengganggu proses komunikasi berikutnya.

3.       Belajar dari kesalahan-kesalahan yang dibuat. Pepatah Barat mengatakan The experiennces is the best teacher atau pengalaman adalah guru terbaik. Idetifikasi kesalahan-kesalahan yang telah dibuat jangan mengulang kembali kesalahan-kesalahan tersebut karena hanya orang bodohlah yang mengulangi kesalahan untuk yang ke dua kali.

9. PENGGOLONGAN SURAT

9. PENGGOLONGAN SURAT

1. Menurut wujud surat

Menurut wujudnya, surat dapat dibedakan atas enam macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang di tulis di atas kertas yang basiasanya dimasukkan ke dalam sampul kemudian dikirimkan.
2. Memo dan nota adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
3. Kartu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 X 15 cm atau 15 X 20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
4. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungna sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu orang yang tercantum pada alamat surat.
5. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.
6. Surat tanda bukti adalah surat berbetuk formulir yang dipakai sebagai tanda  bukti keabsahan aktivitas antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima kartu kartu identitas, dan sebagainya.

2.   Menurut sifat isi
Menurut sifatnya, surat dibagi ke dalam dua golngan, yaitu sebagai berikut :
1. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat digolongkan menjadi dua macam, yaitu :
a)    Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan misalnya surat untuk orang tua, keluarga, sahabat dan sebagainya.
b)      Surat pribadi yang bersifat setengah resmi yaitu surat yang dikirim oleh seseorang kepada pejabat suatu organisasi misalnya surat lamaran pekerjaan, surat pernyataan, dan surat izin tidak masuk sekolah atau bekerja.
2. Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya, surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan. Surat dinas digolongkan menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut :
a)      Surat dinas pemerintah yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan asdministrasi yang berhubungan dengan masalah pemerintahan, contoh : memo dan nota dinas, surat pengantar, surat keutusan, surat perintah, surat instruksi, surat kuasa, surat edaran, surat perjalanan dinas, dan sebagainya.
b)      Surat dinas swasta yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi swasta yang berhubungan dengan masalah perusahaan, biasanya disebut juga surat niaga. Contoh : surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman baragng surat penundaan pembayaran, surat keberatan.
3.   Menurut keamanan isi
Dilihat dari segi keamanan isinya, surat digolongkan tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
2. Surat rahasia yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Biasanya pada sampul surat ditandai dengan RHS atau R. Cara pengirimannya menggunakan dua sampul, sampul pertama ditulis RHS atau R kemudian dilak, kemudian dimasukkan ke dalam sampul kedua yaitu sampul surat biasa, tidak diberi tulisan RHS atau R dan tidak dilak.
3. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan. Surat tersebut tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan, sebab menyangkut keamanan negara. Pada sampul surat ditandai dengan SRHS atau SR. Cara pengirimannya menggunakan tiga sampul. Sampul pertama ditulisi SRHS atau SR kemudian dilak. Sampul yang pertama dimasukkan ke dalam sampul kedua yang ditulisi SRHS atau SR dan dilak. Selanjutnya dimasukkan ke sampul terakhir atau ketigayan gmenggunakan sampul biasa tidak ditulisi SRHS atau SR juga tidak dilak.
4. Menurut proses penyelsaiannya

mengirim surat menghendaki agar surat yang dikiriminya segera memperoleh  tanggapan sesuai kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat di golongkan menjadi tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
2. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengna segera lebih cepat dair surat biasa.
3. Surat sangat segera adalah surat uang isinya memerlukan tanggapa penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pad akesempatan pertama atua prioritas utama.

5.    Menurut kegiatan
Dari segi kegiatannya, surat dapat dibedakna atas dua macam, yaitu :

1. Surat intern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri.
2. Surat ekstern adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau isntansi.

6.   Menurut sasaran yang  dituju
Berdasarkan sasaran yang dituju, surat di bedakan atas dua macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang ditujukan kepada seseoran gatau organisasi tertentu.
2. Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada oran gatua organisasi yang jumlahnya tidak terbatas.

7.    Menurut dinas pos
Menurut dinas pos, surat dapat digolongkan menjadi lima macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannnya tidak perlu dikirim secepatnya, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu.
2. Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu, surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.
3. Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam engirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
4. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
5. Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannyam seperti sertigikat, akte, surat perjanjian, dan lain-lain.

perlengkapan dan teknik lipatan surat

A. PENGGUNAAN KERTAS

1. Macam-macam Kertas untuk surat

• Kertas HVS (Houtvrij Schrijfpapier) untuk mengetik surat asli.
• Kertas tipis atau doorslag untuk tembusan
• Onionskin paper, kertas ini tipis namun kuat. Digunakan untuk surat-surat yang dikirim ke luar negeri.
• Kertas Stensil digunakan untuk surat-surat yang berjumlah banyak.

2. Warna kertas

 untuk menulis surat, biasanya digunakan kertas berwarna putih. kertas berwarna lain boleh digunakan untuk tembusan agar kelihatan "berbeda". dewasa ini, banyak yang menggunakan kertas aneka warna tapi jenis kertasnya tentu berbeda dengan kertas yang digunakan untuk tembusan.

3. ukuran kertas

• folio berukuran 204 x 330 mm
• kuarto berukuran 204 x 254 mm
• sikmo berukuran 204 x 165 mm
• oktavo berukuran 204 x 127 mm
• memo berukuran 204 x 127 mm

ukuran kertas internasional

• A4 berukuran 210 mm x 297 mm
• A5 berukuran 148 mm x 210 mm
• A6 berukuran 105 mm x 148 mm
• A7 berukuran 74 mm x 105 mm

B. tinta

untuk menulis surat, biasanya digunakan tinta berwarna hitam atau biru. tinta yang berwarna lain, seperti merah, hijau, dan lain-lain, tidak biasa digunakan untuk menulis surat.

C. SAMPUL SURAT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Berikut ini adalah aneka macam model sampul surat yang ada :

1.      Sampul surat model commercial

2.      Sampul surat model air mail

3.      Sampul surat model bifold

4.      Sampul surat model button and string

5.      Sampul surat model card

6.      Sampul surat model catalogue

7.      Sampul surat model church

8.      Sampul surat model coin

9.      Sampul surat model doublefold

10.  Sampul surat model drug

11.  Sampul surat model eyelet and clasp

12.  Sampul surat model invoice tag

13.  Sampul surat model official

14.  Sampul surat model open end

15.  Sampul surat model pence

16.  Sampul surat model postage saver

17.  Sampul surat model receipt and wage

18.  Sampul surat model visiting card

19.  Sampul surat model window

20.  Sampul surat model work docket

21.  Sampul surat model x – ray

 

D. LIPATAN SURAT

 

Lipatan Baku (Standard Fold)
Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan.
Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2
Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)
Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja.
Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.
Lipatan Akordion (Accordion Fold)
Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.
Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah..
Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)
Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.
Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
Lipatan Tunggal (Single Fold)
Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat.
Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.
Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)
Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal.
Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).
Lipatan Perancis (French Fold)
Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut.
Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2
Lipatan Baron (Baronial Fold)
Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek.
Cara melipat jenis Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.

Contoh Bentuk-Bentuk Surat

Secara singkat bentuk-bentuk surat tersebut adalah sebagai berikut:

Pola Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Pola Bentuk Lurus (Block Style)

Pola Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Pola Bentuk Lekuk (Idented Style )

Pola Bentuk Resmi (Official Style)

Pola Bentuk Paragraf Bergantung (Hanging Paragraph)

Pola Bentuk Resmi Gaya Baru

CONTOH CONTOH SURAT

1. SURAT LAMARAN KERJA MODEL GABUNGAN

Semarang, 14 Maret 2013

Yth. Manajer personalia PT Indo milk

Jalan Ponegoro No. 24

semarang

Hal : Lamran sebagai tenaga administrasi

Dengan hormat,

            Setelah membaca iklan perusahaan Bapak yang dimuat dalam  suara merdeka tanggal 10 Maret 2013, dengan ini saya mengajukan lamaran pekerjaan sebagai tenaga administrasi.

            Sebagai bahan pertimbangan Bapak, dibawah ini saya cantumkan kualifikasi dan riwayat hidup saya sebagai berikut.

I.                   Data pribadi

Nama                                 : Rosalia Henriana

Kelahiran                           : Ribang kadeng, 2 febuari 1992

Status                                : belum menikah

Alamat                              : jln. Stonen selatan III / I bendan ngisor

II.                Pendidikan

Tahun 1999 tamat SD Trans HTI,Kalimantan barat

Tahun 2008 tamat SMP Karya Budi putussibau, Kalimantan Barat

Tahun 2011 tamtan SMA Karya Budi Putussibau, Kalimantan barat

Tahun 2011 melanjutkan pendidikan akademi sekretari marsudirini

III.             Pengalaman bekerja

Belum ada

IV.             Keterangan Lain

1.      Kegemaran : berenang, volley, berpetualangan.

Untuk melengkapi lamaran ini, saya lampirkan fotocopy ijazah.

Atas pertimbanga bapak, saya ucapkan terima kasih.

                                                                                                                                                               Hormat saya,    

             

Rosalia henriana

Lampiran :

1.      Fotocopy ijazah SMA

2.      Fotocopy surat keterangan kesehatan

Fotocopy berkelakuan baik

2. SURAT LAMARAN MODEL TERPISAH

Hal : Lamaran pekerjaan                                                                           Bogor, 25 Maret 2007

Yth. Manager Personalia

PT Suba Indah

Jalan Raya Bogor Km. 32

Cimanggis, Bogor

Dengan Hormat,

            Sehubungan dengan iklan Bapak/Ibu yang dimuat di harian pagi Kompas,18 Maret 2007 dengan ini saya:

            Nama                          :   Lidya Amelia

            Tempat, tgl. lahir        :   Wamena, 25 Juli 1984

            Alamat                       :   Jalan Kemuning No. 18, Bogor 16952

mengajukan lamaran pekerjaan sebagai sekretaris di PT SUBA INDAH. Saya baru menamatkan pendidikan sehingga saya belum memiliki pengalaman bekerja. Namun demikian, saya yakin akan mampu melaksanakan tugas yang diberikan kepada saya dengan bekal ilmu pengetahuan yang saya miliki.

            Untuk melengkapi surat lamaran ini, bersama ini saya lampirkan:

1.         fotokopi ijazah UI;

2.         fotokopi sertifikat kursus komputer;

3.         fotokopi sertifikat bahasa Inggris;

4.         surat keterangan sehat;

5.         pasfoto ukuran 4 x 6 (dua lembar).

Atas pertimbangan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih

3.SURAT IZIN TIDAK MASUK SEKOLAH

 

Lampung, 26 Agustus 20..
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Guru Wali Kelas IX-B
SMP N 1 Sukoharjo - Pringsewu

Dengan hormat,

Dengan ini saya orang tua/wali murid dari :

Nama : Agustin's Agung Kurniawan

Siswa : Kelas IX-B SMP N 1 Sukoharjo

Alamat : Jl. Patimura No 182 Sukoharjo II

memberitahukan bahwa anak saya tersebut diatas tidak dapat mengikuti pelajaran seperti biasa pada hari ini, Senin 26 Agustus 20.. dikarenakan sakit influenza. Oleh karena itu, sudilah kiranya Bapak/Ibu Guru Wali Kelas IX-B memberikan izin.

Demikian surat izin saya buat, atas pemberian izin dan keijaksanaan Bapak/Ibu Guru Wali Kelas saya ucapkan banyak terima kasih.

Hormat saya,
Orang tua/Wali murid 

Avelin

4. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN BERDASARKAN IKLAN 

  PT. TRANSMEDIA

Jl. Kapt P Tendean No. 12-14 A

Jakarta

 13 Januari 2015

NO.001/516/PT.K/CD.02/2015

                                                         

Kepada

PT. BLITZ

Jl.Gatot Subroto No.27

Bandung

Hal : permintaan penawaran

Dengan hormat,

Berdasarkan iklan yang Saudara buat pada majalah mangle terbaru 2015, mengenai berbagai macam alat tulis yang perusahaan Saudara produksi.

Maka dari itu perusahaan kami tertarik dan ingin mengetahui lebih rinci mengenai barang yang perusahaan Saudara produksi.

Atas perhatian Saudara,kami ucapkan terimaksih.

Hormat kami,

 

Annisa Rahmandini

Direktur

AR/SS

5. PENAWARAN ATAS INISIATIF SENDIRI 

PT YES AMAROLA TECH

Jalan PuloGadung 11 Jakarta Pusat

------------------------------------------------------------------------------

No            : 111/YAT/X/2015                    20 Oktober 2015

Lampiran  : satu

Hal           : Penawaran harga TV LCD Toshiba

Toko Elektronik Emas Jaya

Jalan Raya Sukarno 11

Purwakarta

Dengan hormat,

Sejak bulan Agustus 2015, kami telah berhasil merakit televisi LCD dengan teknologi terbaru dari merk Toshiba. Dnegan demikian,, kita tidak perlu mengimpor telebisi LCD tersebut, karena kami sanggu untuk melayani semua permintaan televisi LCD di seluruh Indonesia. Semua pesawat televisi yang kami rakit, komponen – komponennya tetap berasal dari Jepang.

Mutu produksi kami pun tidak kalah dengan televisi LCD merk Toshiba yang didatangkan langsung dari Jepang, karena tenaga – tenaga ahli kami mendapat didikan langsung dari pabrik Toshiba di Jepang.

Harganya jauh lebih rendah dibandingkan dengan televisi LCD merk Toshiba impor, karena kami bermaksud agar dapat dibeli oleh masyarakat luas yang telah menggemari kualitas tinggi dari sebuah televisi LCD dengan tekonologi paling baru.

Bersama ini, kami kirimkan daftar harga yang memuat keterangan – keterangan lengkap serta aturan – aturan pesanan.

Kami menugunggu pesanan Saudara. Terima kasih.

 

Hormat kami,

PT YES AMAROLA TECH

Ttd

Amarta Rahadi

Direktur

6. SURAT PESANAN BARANG

PT. MAJU MUNDUR
Tanjung selamat, Darussalam
Jl. Sriwijaya V Blok A2-90, Banda Aceh
Telp : 021-6685755-33356, E-Mail : majumundur.com
Fax : 0867674-674766
No. : 021/AJ/GS/XI/2013
06 November 2013
Yth, Direktur PT. Pertiwi Raya
Jl. Perintis Kemerdekaan No. 6
Jakarta Timur
Hal  : Pesanan Barang Elektronik
Dengan Hormat,
Terimakasih atas surat Saudara No. 69/PR/I/13 Perihal penawaran barang elektronik. Sehubungan dengan itu kami ingin memesan barang berupa :

• 2 set Computer Advance digital + speaker Genius       @Rp. 2.500.000,-
• 1 unit TV plat Samsuka 29                                          @Rp. 9.500.000,-
• 2 buah Camera Digital Canoca                                                @Rp. 1.600.000,-

Adapun pembayarannnya kami  minta secara kredit. Kami akan membayar uang muka sebesar
Rp. 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah). Sisanya kami angsur sepuluh kali dalam jangka waktu lima bulan.
Apabila saudara menyetujuinya kami harap segera memberi kabar. Pesanan agar dikirim melalui TIKI JNE paling lambat akhir bulan ini.
Mengingat cara pembayaran kami secara kredit dan hubungan dagang ini baru pertama kali lakukan dengan Saudara, berikut kami ajukan referensi dagang dan referensi bank kami :

1. Drs. Zein Achmad, Direktur Program LP3I, Gedung Sentra Keramat Jl. Kramat Raya No. 7/9 Senen Jakarta 10450
2. BRI, Cabang Senen, Jl. Kramat Senen No. 34 Jakarta Pusat.

Kami menunggu kabar dari saudara segera.
Hormat Kami,


Herza Septian
Purchasing Manager
7. SURAT PEMBERITAHUAN PENGIRIMAN BARANG

PT. ELEKTRONIK MAJU

Jalan Buntu No. 202

Jakarta

======================================================================

                                                                                                 10 Februari 2015

Nomor       : 205/EM/IV/2015

Lampiran  : 2 (dua) lembar

Hal            : Pemberitahuan Pengiriman Barang

Kepada

CV INGIN MAJU

Jalan Ketapang No. 10a

Banda Aceh

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 28 Desember 2014 dengan Nomor: 255/IM/IV/2014 perihal pesanan barang elektronik sudah kami terima dengan baik.

Dengan ini kami beritahukan bahwa barang pesanan telah kami kirim dengan paket kilat ELTEHA. Barang pesanan dikemas menggunakan pengepakan khusus dan kertas rumput agar tidak mengalami kerusakan ditengah perjalanan.

Bersama ini pula kami lampirkan packing list beserta faktur seharga Rp 255.000.000,00 (dua ratus lima puluh lima juta empat rupiah) atas pembelian:

1. 22 Unit Kulkas

2. 20 Unit Mesin Cuci

3. 30 Unit TV

4. 10 Unit Kipas Angin

5. 5 Unit Ac

Bersama barang pesanan kami kirimkan pula hadiah langsung berupa 1 Unit TV Led Panasonic 20" karena Saudara memesan sebelum tanggal 01 Januari 2015, sesuai dengan penawaran dari kami. Setelah barang diterima hendaknya pembayaran segera dilunasi.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

PT. ELEKTRONIK MAJU

IKHSAN

Manajer Penjualan